Dal 1 Gennaio 2019 entrerà in vigore  in Italia il nuovo sistema di fatturazione elettronica che prevede che tutte le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, dovranno essere obbligatoriamente in formato elettronico (sostanzialmente dei file XML) ed inviate tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate.

La Fatturazione Elettronica B2B e B2C, prevede le stesse regole stabilite dall’Agenzia delle Entrate per la Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione: l’utilizzo del formato XML (eXtensible Markup Language), la trasmissione e la ricezione tramite SDI (Sistema d'interscambio) e la successiva conservazione digitale delle fatture emesse e ricevute.

Le principali norme di riferimento e documenti tecnici sono disponibili e consultabili alle seguenti urls:

•  https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/norme.htm 
• https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm

Cos'è lo SDI, ruolo e funzioni

Schematizzando l'intero processo, lo SDI è il fulcro principale del sistema, un "postino" che effettua controlli sui file XML ricevuti ed inoltra le fatture ai destinatari. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato. Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Tutti i controlli eseguiti dallo SDI sono consultabili all'url: https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-3.htm .

1 – Nel ciclo di emissione della fattura il sistema gestionale genera la fattura elettronica nel formato conforme XML.

2 – La fattura XML viene poi firmata digitalmente dal soggetto Emittente ( N.B. la firma è obbligatoria solo nel caso in cui il Destinatario sia una Pubblica Amministrazione, nel restanti casi è facoltativa)

3 – La fattura così prodotta può essere trasmessa allo SDI tramite uno dei canali di trasmissione previsti : 

1. Posta Elettronica Certificata (PEC)
2. Invio via web, tramite portale Web Fatture e Corrispettivi della AdE: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale
3. Servizio SDICoop - Trasmissione
4. Servizio SDIFTP
5. Servizio SPCoop - Trasmissione

4 – Lo SDI si occupa di inviare la fattura al destinatario e di consegnare al mittente tutte le ricevute (scarto, accettazione o rifiuto), come schematizzato in figura 1.
5 – Al termine del ciclo le fatture saranno conservate fiscalmente dallo SdI e dovranno essere conservate a fini civilistici dal mittente. E' possibile avvalersi del servizio gratuito di conservazione messo a disposizione dall'AdE attivabile dal portale Fatture e Corrispettivi  https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale, oppure tramite un qualsiasi servizio di conservazione a pagamento.

figura 1

La mancata correttezza sintattica è tra i motivi principali per cui il SdI può scartare una fattura elettronica, ma la fattura potrebbe essere scartata per molti altri motivi non legati alla "sintassi del documento" come ad esempio un anagrafica clienti contenente dati errati o incompleti, tipicamente partite iva e codici fiscali, in questi casi lo SDI risponde al mittente inviando un messaggio di Notifica di Scarto. Se invece lo SDI riesce a recapitare con successo la fattura al destinatario, invia una Ricevuta di Consegna al mittente mentre se l'invio fallisce invia una Notifica di mancata consegna . 

Così come le fatture, anche i vari tipi di messaggi di notifica e la ricevuta di consegna sono dei file XML.

La registrazione dell'indirizzo telematico su cui ricevere tutte le fatture

Come qualsiasi "postino", anche il SdI deve conoscere l'indirizzo del destinatario della fattura; per questo è necessario che, nel compilare i Dati del Cliente, venga inserito in fattura elettronica l'indirizzo telematico che lo stesso ha comunicato al fornitore. 

Per agevolare e rendere più sicuro il processo di consegna della fattura elettronica, l'Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio di pre-registrazione, con il quale le imprese e i professionisti possono comunicare "a monte" al postino SdI l'indirizzo telematico su cui ricevere di default tutte le loro fatture elettroniche, indipendentemente dall'indirizzo che il fornitore avrà compilato nella fattura.

In definitiva, una volta che l'operatore avrà abbinato, mediante tale servizio, alla propria partita IVA un indirizzo telematico, il "postino" SdI consegnerà tutte le fatture destinate a tale operatore a quell'indirizzo pre-registrato ( vedi help sul sito dell'AdE: Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche )

Predisporre la fattura elettronica in Cloud-hotel

Cloud-hotel è in grado di rispondere all’esigenza di emettere una fattura elettronica (B2B, B2C, Pubblica Amministrazione), è possibile infatti generare e scaricare i file XML relativi a fatture/note credito/note debito emesse col gestionale (dal menu: Documenti > Fattura emesse (Ciclo Attivo) ).

La schermata del Ciclo Attivo si divide in due parti, nella parte superiore è possibile visualizzare l'elenco dei documenti emessi ma di cui ancora non si è generato il corrispondente file XML. Il sistema effettua in questa fase un controllo sull'anagrafica del cliente e sul documento per evidenziare eventuali problemi come ad esempio anagrafiche incomplete o errate. 

Nella parte inferiore della pagina  ci sono invece tutte le fatture elettroniche già generate e/o da trasmettere al Sistema d'Interscambio.

Dopo aver generato gli XML l'utente potrà decidere di:

1. inviarli allo SDI direttamente con la propria PEC sempre attraverso il gestionale cliccando sull'apposita icona di Invio. Successivamente l'utente può monitorare sempre dal gestionale l'esito di ogni documento inviato allo SdI.
2. scaricare sul proprio pc gli XML e provvedere all'invio allo SDI tramite un altra soluzione software o intermediario che ritiene più opportuno. Il sistema Web dell'AdE così come molti altre soluzioni commerciali permettono infatti di caricare XML creati precedentemente con il proprio sistema gestionale, garantendo quindi un interoperabilità tra tutti i sistemi coinvolti.

Ricevere le fatture in Cloud-hotel (Ciclo Passivo)

Il gestionale può automatizzare il ciclo Passivo scaricando automaticamente dalla propria PEC tutti gli XML (fatture, notifiche e ricevute) provenienti dallo SdI e renderli disponibili nella propria area riservata ( dal menu: Documenti > Fattura ricevute (Ciclo Passivo)  ).

Cliccando sul bottone CONTROLLA PEC, vengono scaricate e processate le fatture XML estrapolando i dati principali di ogni documento ricevuto (Numero, Data, importo, Fornitore) .

L'utente a questo punto ha la possibilità di:

1. visualizzare e stampare la fattura in formato grafico, formato ministeriale o XML nativo
2. scaricare un file o più file XML,  per poi ad esempio importarli nel proprio software di contabilità, inviarli al proprio commercialista/consulente oppure caricarli su qualche servizio di conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva

Cloud-hotel NON offre la conservazione sostitutiva, ma il contribuente può scegliere se utilizzare il servizio di conservazione messo a disposizione gratuitamente dall'AdE (attivabile sempre dal Portale Fatture e Corrispettivi) oppure un qualsiasi altro sistema a pagamento.

Configurazione del servizio

La configurazione del servizio è molto semplice. Per prima cosa bisogna accedere dal menu Impostazioni > Scheda struttura > Fatturazione elettronica e completare la propria scheda anagrafica con i dati richiesti. 

Se si vuole gestire anche la Ricezione e l'Invio delle fatture da e verso lo SdI con la propria PEC, occorrerà inserire sempre in questa sezione anche i dati di accesso della propria PEC. E' importante ricordare di registrare la propria PEC sul portale dell'AdE Fatture e corrispettivi come indirizzo telematico predefinito come spiegato precedentemente. 

Ricordarsi inoltre di aggiornare le aliquote IVA dal Menu > Magazzino > Tabelle IVA, in caso di aliquota uguale a zero occorre indicare il codice che identifica la Natura dell'operazione. Di seguito screenshot su come impostare ad esempio un  l'aliquota Fuori Campo Iva per la Tassa di soggiorno:

Ricapitolando quanto scritto prima, per la gestione della fatturazione elettronica in Cloud-hotel (funzionalità gratuita per i clienti SMALL, MEDIUM, LARGE) ci sono 2 possibilità:

1. Gestione autonoma o con software di terze parti . Se decidi di gestire in autonomia o con software di terze parti la fatturazione elettronica, Cloud-hotel ti consente l’esportazione delle fatture in formato XML secondo lo standard dell'AdE
2. Gestione all'interno di Cloud-Hotel, se si intende utilizzare Cloud-Hotel oltre che per la generazione delle fatture XML anche per la trasmissione e la ricezione dei messaggi /fatture allo SdI tramite la propria PEC.