Con oltre 13 milioni e 900 mila caselle attive alla fine del 2021, la PEC (posta elettronica certificata) ha ricoperto un ruolo trainante riuscendo a dare vita ad un sistema di comunicazione destinato a cambiare e migliorare le abitudini di un gran numero di utenti. La PEC italiana può quindi evolversi in un sistema di recapito elettronico certificato qualificato utilizzabile anche a livello europeo per lo scambio sicuro di comunicazioni elettroniche dal valore probatorio.

La spunta blu europea PEC (Posta Elettronica Certificata) è entrata in vigore in Italia nel 2019 con l'entrata in vigore del decreto legislativo n. 79 del 23 maggio 2019.

Il decreto ha introdotto l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di utilizzare la PEC per la trasmissione di determinati documenti e ha previsto l'utilizzo della spunta blu per indicare che un messaggio è stato inviato tramite PEC  in conformità con gli standard europei.

Il decreto ha stabilito che le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad utilizzare la PEC per trasmettere documenti quali:

• Comunicazioni relative a procedimenti amministrativi;
• Atti e provvedimenti amministrativi;
• Comunicazioni relative ai pagamenti;
• Comunicazioni relative ai contributi, alle agevolazioni e alle prestazioni previdenziali.

L'utilizzo della spunta blu sulla PEC è stato introdotto per promuovere l'uso della PEC tra le imprese e le istituzioni pubbliche e per garantire la tracciabilità e la sicurezza dei messaggi inviati.

La spunta blu europea PEC è un'iniziativa dell'Unione Europea per promuovere l'uso della PEC tra le aziende e le istituzioni pubbliche.

Come abilitare la Spunta BLU 

Per abilitare la spunta BLU sulla PEC, è necessario seguire questi passaggi:

Registrarsi presso un Provider di Servizi di Certificazione (PSC) accreditato dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale)

• Richiedere l'abilitazione della spunta BLU presso il PSC
• Verificare la propria identità tramite un valido documento d'identità
• Attivare la propria casella PEC
• Configurare il proprio software di posta elettronica per utilizzare la spunta BLU

Utilizzo della PEC per trasmissione fatture elettroniche al Sistema di interscambio (SDI)

Il Sistema di Interscambio (SDI) è un sistema elettronico creato dall'Agenzia delle Entrate italiana per la trasmissione telematica delle fatture tra le imprese e la pubblica amministrazione. Le fatture possono essere inviate e ricevute tramite il sistema di Posta Elettronica Certificata (PEC).

Per inviare una fattura tramite PEC, è necessario utilizzare un software di gestione fatture compatibile con il SDI e che supporti l'invio tramite PEC (come Cloud-hotel ). Una volta creata la fattura, il software la trasforma in un formato elettronico compatibile con il SDI e la invia tramite PEC al destinatario, che può essere un'altra impresa o un ente pubblico.

Per ricevere una fattura tramite PEC, è necessario avere un indirizzo PEC valido e registrato presso il SDI. Le fatture inviate tramite PEC vengono ricevute nella casella di posta elettronica e possono essere visualizzate e gestite tramite il software di gestione fatture compatibile con il SDI.

Abilitazione spunta BLU , autenticazione a due fattori e scadenza password

Per effetto dell’innalzamento delle misure di sicurezza sul servizio, con l'introduzione del nuovo standard Europeo è stata resa obbligatoria l'autenticazione a due fattori ovvero di un metodo di sicurezza che richiede due forme di autenticazione per accedere ad un account. La prima forma è la password, la seconda forma può essere un codice inviato via SMS o un'app di autenticazione.L'autenticazione a due fattori aumenta la sicurezza dell'account, in quanto richiede l'utilizzo di due metodi di verifica dell'identità per accedere all'account.

Per garantire la retrocompatilità con vecchi client mail (Outlook, thunderbird ecc..) e software è possibile tuttavia utilizzare la classica autenticazione con password.

Ad esempio nel pannello di gestione della PEC aruba ( per altri provider PEC il procediemnto è simile) , è possibile generare una password criptata da poter utilizzare con applicativi legacy o in tutte quelle situazioni in cui non è possibile autenticarsi a 2 fattori, a patto di modificare la password ogni X giorni (vedi screenshot).