Cos'è la pre-autorizzazione?

La pre-autorizzazione è un sistema di verifica e di garanzia adottato dagli alberghi di tutto il mondo per controllare la veridicità delle carte di credito fornite dagli ospiti al momento della prenotazione.

In maniera più tecnica, l'esercente (nel nostro caso l'albergatore), tramite la pre-autorizzazione, richiede il blocco di parte della disponibilità di una carta, per un tempo di massimo 15/20 gg circa, entro il quale lo stesso può decidere se mandare all'incasso l'operazione (e farla diventare addebito) o stornarla (quindi liberarla prima dei 15-20 gg) o lasciarla scadere da sola. 

In base alle proprie regole di prenotazione, l'albergatore potrà quindi decidere se richiedere la pre-autorizzazione di una parte (magari l'importo della prima notte) o della totalità dell'importo dovuto. In alcuni paesi esteri viene addirittura bloccato un importo superiore al costo totale del soggiorno, come tutela per eventuali danni. 

Quando procedere alla pre-autorizzazione?

Generalmente si tende a pre-autorizzare a partire da una data decorrente da decina di giorni precedenti all’arrivo dell'ospite  fino al giorno stesso di check-in. E' inutile procedere con la pre-autorizzazione con un anticipo eccessivo perchè  la decadenza naturale della pre-autorizzazione (generalmente 15-20 giorni) potrebbe avvenire prima dell’arrivo del cliente per cui la carta potrebbe risultare senza fondi al momento dell’utilizzo.

Cosa fare al check-out?

Pre-autorizzando un pagamento, in fase di check-out si hanno le seguenti possibilità:

1. Il cliente vuole procedere con una modalità di pagamento differente dalla carta di credito data come garanzia. In questo caso l'albergatore dovrà stornare la pre-autorizzazione e procedere all'incasso con il metodo richiesto dal cliente  (ad es. contanti, assegno, bancomat ); poichè generalmente  i fornitori dei servizi di pagamento consentono di stornare solo l’ultima operazione fatta, bisognerà, in tal caso, incassare comunque la somma pre-autorizzata, accedendo dal pos al menu della pre-autorizzazione, e successivamente si dovrà procedere allo storno dell’incasso e all'utilizzo del diverso metodo di pagamento indicato dal cliente.
2. Il cliente conferma il pagamento tramite la carta di credito data come garanzia. In questo caso l'albergatore procederà all'incasso della somma pre-autorizzata, andando,come si dice in gergo, a "chiudere la pre autorizzazione". 

Alcuni consigli

• Non fare un uso indiscriminato di pre-autorizzazioni in caso di prenotazioni “non garantite”. 
• Conservare sempre gli scontrini di pre-autorizzazione e di storno
• Inviare un’email al cliente al momento della pre-autorizzazione per avvisarlo dell’operazione svolta, in tal modo tranquillizzandolo. Molti gestori infatti, preferiscono inviare ai propri clienti sms di alert che hanno una dicitura simile a quella di un'autorizzazione di pagamento.

Come vengono gestiti i dati delle carte di credito? Che cos’è il PCI DSS?

Il PCI DSS è l’acronimo di "Payment Card Industry Data Security Standard" – standard di sicurezza dei dati relativi ai pagamenti tramite carte di credito/debito/ricaricabili ed è un insieme di requisiti creati dalle aziende di carte di credito progettato per assicurare che tutte le operazioni relative all’ elaborazione, immagazzinamento o trasmissione delle informazioni delle carte di credito vengano mantenute in un ambiente sicuro. Dato che l’incremento della violazione dei dati compromette i conti del cliente, lo standard PCI DSS sta divenendo un requisito sempre più importante per coloro che processano dati delle carte di credito. 

Con l'utilizzo del nostro gestionale Cloud-hotel potrete memorizzare in maniera sicura e criptata i dati relativi alle pre-autorizzazioni. 

In fase di fatturazione, se presente un pre-autorizzazione, sarà mostrato all'operatore il codice di pre-autorizzazione:

Tutti i dati sensibili immessi, verranno automaticamente cancellati il giorno successivo al check-out del cliente.

Si prega di notare che l'amministratore dell' hotel può controllare in qualsiasi momento chi può essere abilitato a visualizzare i dati relativi alle carte di credito. Basta andare su Il mio Impostazioni > Utenti e permessi e per l'utente collaboratore selezionare/deselezionare la relativa azione (vedi screenshot seguente) .