I termini “acconto” e  “caparra” fanno entrambi riferimento  ad un anticipo di denaro sul pagamento di un prezzo, ma il loro significato è diverso, così come lo sono gli aspetti sia fiscali che contrattuali.

Spesso l’argomento è fonte di dubbi e perplessità e per evitare malintesi e non incorrere in evitabili errori proviamo a chiarirne il funzionamento e capirne la differenza.

Definizioni

L’acconto è un semplice anticipo sul pagamento del prezzo dovuto, che viene consegnato per confermare la propria volontà, nel caso specifico, alla prestazione di un servizio.

La "caparra confirmatoria" e', invece, una forma di garanzia reciproca che viene espressamente prevista dal codice civile.

Nessuna delle parti ha diritto di trattenere l’acconto, nemmeno nel caso in cui una delle due sostenga di aver subito un danno. Pertanto, a differenza della caparra, l’acconto dovrà essere restituito tutte le volte che il contratto non si conclude, indipendentemente dalla responsabilità delle parti.

Ragion per cui per l’albergatore è preferibile richiedere al cliente una caparra invece che un acconto. Al contrario il cliente preferirà  pagare un acconto piuttosto che una caparra, in modo da risultare maggiormente tutelato in caso di impossibilità dello stesso, per qualsiasi motivo, ad usufruire della prenotazione.

Adempimenti amministrativi e contabili in caso di Caparra

Relativamente agli  adempimenti amministrativi e contabili, la caparra non è soggetta ad emissione di ricevuta fiscale (ris. Min. 411673 del 19.05.1977); pertanto, al momento dell’incasso,  non è necessario emettere alcun documento. Si può rilasciare una semplice ricevuta (da un blocchetto di quietanze) che sia prova, per il cliente, dell'esistenza di questo "fondo", applicando una marca da bollo da 2 euro sulla ricevuta se l'importo della caparra supera i 77,47 euro.

La ricevuta fiscale, riportante  il totale della prestazione fornita (quindi al lordo della caparra incassata, il cui importo è comunque consigliabile indicare esplicitamente sul documento), andrà emessa nel momento del pagamento del conto da parte del cliente che può coincidere con la partenza o meno dello stesso.

Sul piano fiscale, per le imposte dirette, poiché trattasi di una sorta di deposito temporaneo e non di un pagamento, la caparra non genera ne' ricavi per chi la riceve, ne' costi per chi la versa.

Anche ai fini delle imposte indirette (IVA) la caparra e' esclusa dal campo di applicazione, in quanto non costituisce corrispettivo dell'operazione: si tratta di una somma con valore risarcitorio, e non viene considerata un compenso finchè non viene imputata alla prestazione dovuta, cosa che avviene con l'ultimazione del servizio e l’emissione della ricevuta fiscale.

In caso di mancato adempimento del contratto da parte del cliente, l’albergatore non è obbligato alla restituzione della caparra, ma può trattenerla a titolo di indennizzo (registrandolo fiscalmente come "sopravvenienza attiva"). La somma andrà poi dichiarata ai fini delle imposte dirette quale ricavo dell’attività.

Civilisticamente, gli effetti della caparra sono a garanzia di entrambi i contraenti. L’ art. 1385  del codice civile  stabilisce, infatti, che in caso di inadempimento dell’acquirente (nel nostro caso “cliente dell’albergo”) la caparra confirmatoria versata può essere trattenuta dal venditore (albergatore) a risarcimento del danno subito. Se inadempiente è quest’ultimo (ovvero se e' l’albergatore a non offrire il servizio), il cliente può richiedere la restituzione del doppio della caparra versata.

La caparra, infatti, nel caso in cui una delle parti venga meno agli impegni presi, ha la funzione di risarcimento senza che si debba fornire la prova del danno subito.

L’alternativa è quella di rivolgersi al giudice per costringere la parte inadempiente a rispettare l’impegno assunto.

Adempimenti amministrativi e contabili in caso di Acconto

L’ acconto, invece, è soggetto a ricevuta fiscale, documento che l’albergatore è obbligato ad emettere immediatamente al momento dell’incasso (art. 6 comma 4 del D.P.R. 633/1972),  essendo quell'importo comunque rilevante ai fini delle imposte sia dirette che indirette.

Quando il cliente pagherà il saldo finale, si emetterà una seconda fattura o ricevuta fiscale per la cifra rimanente, specificando che si tratta del saldo dovuto per la prestazione e con l’indicazione del numero e della data della ricevuta fiscale emessa a suo tempo per l’incasso dell’acconto. In caso di mancato adempimento del contratto, l’albergatore è obbligato alla restituzione dell’acconto. In tal caso bisognerà emettere una ricevuta fiscale di storno con la data di restituzione dell’acconto con una registrazione con segno meno sul registro dei corrispettivi.

Per avere un risarcimento, la parte danneggiata dovrà fare causa e dimostrare di aver subito un danno.

Cosa fare se, sebbene richiesta un caparra, il cliente invia un acconto?

In questo caso ci si può comportare nei seguenti modi:

1. Considerare tale versamento un acconto e procedere con l'emissione della ricevuta fiscale precedentemente descritto.
2. Restituire immediatamente l'importo e contattare il cliente con la preghiera di volerlo bonificare una seconda volta con l'espressa indicazione che trattasi di caparra.
3. Far presente al cliente l'errore intercorso inviando una e-mail, fax o raccomandata con ricevuta di ritorno e chiedere che egli risponda dichiarando esplicitamente, sempre per iscritto, di voler considerare l'importo versato quale caparra confirmatoria. Tale corrispondenza andrà poi però conservata per i successivi 10 anni.

Considerazioni finali

In conclusione si può affermare che sarebbe utile per l’albergatore indicare sempre nella corrispondenza che l’importo richiesto a conferma della prenotazione è una caparra confirmatoria.

In mancanza di diverso accordo, infatti, la somma versata senza specificare che si tratta di una caparra confirmatoria è considerata come acconto. Perché possa considerarsi caparra è necessario che ciò venga esplicitato nel contratto.