Con oltre 13 milioni e 900 mila caselle attive alla fine del 2021, la PEC (posta elettronica certificata) ha ricoperto un ruolo trainante riuscendo a dare vita ad un sistema di comunicazione destinato a cambiare e migliorare le abitudini di un gran numero di utenti. La PEC italiana può quindi evolversi in un sistema di recapito elettronico certificato qualificato utilizzabile anche a livello europeo per lo scambio sicuro di comunicazioni elettroniche dal valore probatorio.

La spunta blu europea PEC è un'iniziativa dell'Unione Europea per promuovere l'uso della PEC tra le aziende e le istituzioni pubbliche. L'icona o l'etichetta visuale è utilizzata per indicare che un messaggio è stato inviato tramite PEC e che è stato certificato in conformità con gli standard europei.

La gestione di strutture ricettive come hotel, bed and breakfast, alberghi, e simili, richiede un sistema di gestione efficiente per garantire un'esperienza fluida sia per gli ospiti che per il personale. "La nuvola" o "cloud" in Cloud-hotel si riferisce all'uso di tecnologie basate su cloud per gestire diverse operazioni dell'hotel in modo più efficace e conveniente. Un sistema gestionale basato su cloud può consentire agli ospiti di effettuare prenotazioni online in tempo reale. Inoltre, il personale dell'hotel può gestire le prenotazioni, controllare la disponibilità delle camere e gestire le tariffe in modo efficiente attraverso un'unica piattaforma cloud accessibile da diversi dispositivi.

Con la nuova versione del Portale Alloggiati è stato introdotto un nuovo meccanismo di accesso e sicurezza che non prevede più l’uso del certificato digitale. Oltre a questo è stato implementato un Web Service che semplifica le operazioni quotidiane di invio delle schedine alloggiati. Nell'articolo di seguito andiamo a vedere nel dettaglio di cosa si tratta e di come configurare l'invio automatico delle schedine in Cloud-hotel. 

Se inviando fatture elettroniche con Cloud-hotel ottenete un errore che segnala che il fornitore della PEC ha bloccato temporaneamente l'indirizzo IP del mittente, è necessario aprire una richiesta di assistenza al fornitore della PEC segnalando che l'indirizzo IP 51.75.21.129 (indirizzo statico proveniente dalla Francia ) è l'indirizzo del vostro gestionale, quindi un client affidabile per l'invio delle PEC.

Con il provvedimento n. 99922/2020 del 28 febbraio 2020, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato le nuove specifiche tecniche del tracciato xml della fattura elettronica.

Dal 1° gennaio 2021 si dovranno utilizzare i nuovi e più dettagliati codici per l’indicazione della natura IVA, si potranno inserire ritenute di tipo previdenziale nella fattura e saranno disponibili nuove tipologie di documenti. 

Invitiamo quindi le strutture a verificare da propria Area riservata cloud-hotel, Menu > Magazzino > Tabelle IVA/reparti/tasse, la corretta impostazione della Natura IVA delle proprie aliquote.

A tal proposito ricordiamo agli albergatori che riaddebitano al proprio cliente l’importo dell’imposta di soggiorno (o il contributo di soggiorno) devono indicare, nell’eventuale fattura elettronica che emettono, il codice natura N1 (escluso Iva) e non N2 dedicato alle operazioni <fuori campo Iva>.

Il coronavirus ci ha fatto prendere atto che dobbiamo avere ben chiaro in testa non solo come sanificare gli ambienti e gli oggetti, ma anche come comunicare queste attenzioni agli ospiti. Perché loro vengono in vacanza e vogliono viverla sereni, e tu albergatore vuoi raccontare agli ospiti che nel tuo hotel possono stare tranquilli.

Il nuovo modulo housekeeping di cloud-hotel oltre a dare la possibilità di digitalizzare il processo di pulizia delle camere coinvolgendo attivamente le governanti, può coinvolgert positivamente il cliente stesso ospite della struttura.

L'ospite, infatti, inquadrando un semplice Qrcode, potrà verificare il dettaglio dell'ultime operazioni di pulizia/sanificazione eseguite nella camera.

Nel settore alberghiero, la pulizia e il riassetto rappresenta uno degli aspetti fondamentali ed è la prima cosa che viene notata dall'ospite al suo arrivo, ed assume ancora più importanza in questo particolare periodo, in cui gli hotel e le strutture ricettive devono gestire operativamente e monitorare la propria attività in relazione ai rischi di contagio da COVID-19.

Il nuovo modulo Housekeeping di cloud-hotel dà la possibilità di:

- coinvolgere attivamente la governante nella gestione mettendola in contatto diretto con la reception 
- eliminare il foglio ai piani cartaceo 
- controllare in real-time lo stato di pulizia delle camere 
- registrare tutte le operazioni di pulizia/sanificazione svolte 

Andiamo a vedere nel dettaglio come configurare ed utilizzare le funzionalità di housekeeping nel gestionale.

Le fatture elettroniche possono essere inviate e ricevute al Sistema d'Interscambio (SdI) tramite PEC: è questa una delle modalità di trasmissione/ricezione dei file fattura, file di notifiche e ricevute di consegna.  Di seguito una breve guida su come configurare Cloud-hotel per consentire la ricezione e la trasmissione delle fatture elettroniche attraverso la propria PEC. 

In questi giorni di febbre da panico per la prossima entrata in vigore della fattura elettronica obbligatoria, migliaia e migliaia di imprese stanno inviando tramite email/pec/fax/posta ai propri clienti messaggi con oggetto del tipo: "Richiesta Indirizzo Telematico Fatturazione Elettronica". Sicuramente anche voi avrete richiesta di moduli da compilare ecc.. ecc.. Cosa fare? come rispondere? e se non comunico nulla? 

Il 1 Gennaio 2019 entrerà in vigore in Italia il nuovo sistema di fatturazione elettronica che prevede che tutte le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, dovranno essere obbligatoriamente in formato elettronico (XML) ed inviate tramite il Sistema di Interscambio (SDI).